Pour pouvoir justifier du bon entretien de votre voiture d'occasion, vous devez prouver que vous avez effectué toutes les réparations nécessaires. Pour ce faire, trois types de documents doivent être conservés : l'ordre de réparation du garagiste, son devis et sa facture. Ce suivi d'entretien matérialisé par la conservation de ces documents impactera positivement la qualité de l'historique de votre véhicule, donc sa valeur notamment en cas de cession du véhicule.

Entretien du VO et ordre de réparation du garagiste

L’ordre de réparation est le document établi sur un papier à en-tête du garagiste (ou sur papier libre avec tampon de l’établissement) et indique : la date d’établissement du document, l’identité du client, le type de véhicule et son kilométrage, la nature exacte des réparations à effectuer, le coût probable de ces interventions et le délai d’immobilisation du véhicule prévu. L’ordre de réparation peut aussi mentionner l’état du véhicule (puisque le garagiste sera responsable des dégradations causées au véhicule au cours de la période de dépôt). L’ordre de réparation doit être signé par les deux parties.

L’ordre de réparation a plusieurs utilités : il permet d’abord de constituer une preuve des réparations demandées pour les comparer à celles qui auront été finalement réalisées ou non. Il permet également d’effectuer une comparaison avec la facture qui sera finalement établie. Il permet enfin d’établir le délai prévisible d’immobilisation du véhicule. Que faire si le délai d’immobilisation du véhicule est dépassé ? Si les délais prévus par le garagiste pour réparer le véhicule sont dépassés, l’ordre de réparation sera particulièrement utile. En effet, c’est à partir de la date de restitution du véhicule indiquée sur ce document que le client pourra mettre en demeure par LRAR le garagiste de restituer le véhicule dans un strict délai indiqué.

Pour prouver les réparations, conservez le devis du garagiste

Afin de sécuriser la relation entre le garagiste et son client, il est recommandé à ce dernier de demander un devis et d’établir un document spécifique intitulé « l’ordre de réparation ». Par ailleurs, un client peut toujours demander un devis et le garagiste ne peut pas le lui refuser. Etablir un devis lorsque le client en formule la demande est donc une obligation du garagiste.

- Devis du garagiste, gratuit ou payant ? Concernant le prix du devis, les situations varient d’un établissement à l’autre mais la tendance principale tend à la gratuité du devis si les réparations sont ensuite confiées au garagiste qui a rédigé le devis. Si le client confie les réparations à un autre garagiste, le devis édité par l’autre peut être payant.

- Quelles mentions sur le devis ? Aucune indication particulière n’est requise. La pratique recommande que le devis indique une description précise des réparations à effectuer, le coût de la main d’œuvre, la liste des pièces détachées nécessaires, le montant de la TVA, les détails de réparation et la durée de validité du devis.

- Le devis du garagiste, un document qui n’engage pas ! Il n’engage ni le garagiste à réaliser les réparations, ni le client à faire réaliser ces réparations ou à les confier à ce garagiste en particulier. En revanche, si le devis est signé des deux parties, c'est-à-dire du garagiste et du client, alors il devient un ordre de réparation, c'est-à-dire un contrat entre eux.

Facture des réparations prouvant le bon entretien de votre voiture

Le garagiste, comme tout commerçant, a l’obligation de remettre une facture lorsque le prix correspondant à sa prestation est de 15,24 euros ou plus. La facture doit être établie en deux exemplaires : l’original pour le client et la copie pour le garagiste.

- Mentions obligatoires de la facture : la facture doit obligatoirement indiquer la date à laquelle elle a été établie, le nom et l’adresse de l’établissement, le nom et l’adresse du client, la date et le lieu d’exécution de la réparation (ou de la prestation, s’il s’agit par exemple d’un dépannage sur place), la désignation du mode de calcul du temps de la main d’œuvre, et enfin la facture doit indiquer la somme totale HT et TTC. Si les réparations n’étaient pas comprises dans un forfait, la facture doit faire apparaître le décompte détaillé en quantité et en prix de chaque prestation, de chaque pièce et de chaque fourniture. Enfin, il est recommandé d’indiquer l’immatriculation et le kilométrage du véhicule concerné.

- Quelle facture en cas de forfait ? Le fait que les réparations fassent l’objet d’un forfait proposé par le garagiste ne le dispense pas de l’obligation d’établir une facture et d’y faire apparaître toutes les informations listées ci-dessus, à quelques aménagements près : la facture doit donner la liste détaillée des opérations, c'est-à-dire des pièces et des fournitures comprises dans le forfait (il n’est pas besoin d’y faire apparaître leur coût unitaire).

- Quel prix en cas de gardiennage du véhicule ? Si le véhicule est resté au garage plusieurs jours, le garagiste a eu l’obligation d’en prendre soin. Il a tout à fait le droit de se faire payer par le client les frais engendrés par ce gardiennage. Il arrive que le client n’en prenne pas la mesure et ne réalise pas que la facture finale fait apparaître, certes le tarif des réparations mais aussi le tarif du gardiennage du véhicule.